Comptabilité, taxe de séjour et exports pour le comptable

Recettes encaissées et ventes : deux lectures, jamais mélangées

La comptabilité d’une location saisonnière commence par une question simple que beaucoup de tableurs confondent : parle-t-on de l’argent réellement encaissé, ou de ce qui a été vendu ? NidPilot tient les deux, et chaque export dit sur quelle base il repose.

• Le livre des recettes liste chaque encaissement à sa date : acompte, solde, règlement sur place, remboursement, loyer. C’est la base d’une déclaration au régime micro et du suivi de trésorerie. Les séjours Airbnb sont datés du versement réel de la plateforme, avec son montant.
• Le journal des ventes liste chaque séjour avec sa composition (hébergement, frais, repas, extras, taxe de séjour), même si le client paie plus tard : c’est la base d’une comptabilité d’engagement.

Dépenses et caisse

Les achats et charges se saisissent dans NidPilot avec leur moyen de paiement. Un petit achat réglé en espèces sort de la caisse : le solde des espèces reste juste, sans tableur à côté. Les encaissements se consultent jour par jour, par moyen de paiement (espèces, carte, chèque, virement, Stripe, SumUp), avec les remboursements en face.

Les cautions sont à part : ni recette ni charge, c’est de l’argent détenu, qui a son propre export. Si vous louez aussi à l’année, les loyers longue durée entrent dans la même comptabilité, avec le meublé (BIC) et le nu (revenus fonciers) séparés, et les arriérés signalés — voir la gestion locative longue durée.

Taxe de séjour : un registre par canal

La taxe de séjour en location saisonnière pose une difficulté pratique : selon le canal, ce n’est pas la même personne qui la collecte. Certaines plateformes la collectent et la reversent elles-mêmes à la commune ; pour les réservations directes, c’est vous qui la collectez et la reversez. NidPilot vous fait indiquer, canal par canal, qui collecte — puis tient le registre en conséquence.

Canal	Qui collecte	Dans le registre NidPilot
Plateforme qui collecte la taxe	La plateforme	Visible pour information, hors du montant à reverser.
Réservation directe (site, téléphone, comptoir)	Vous	Comptée dans le montant à déclarer et à reverser.
Séjour importé par calendrier, sans montant	Selon le canal	Taxe estimée d’après le barème du logement et l’occupation, et signalée comme estimée.
Séjour social (hébergement d’urgence, relogement)	—	Exonéré : aucune taxe, et pas d’alerte pour un montant nul.

Pour chaque logement, vous saisissez le barème voté par votre commune : montant par personne et par nuit (hébergement classé) ou pourcentage avec plafond (hébergement non classé), mineurs exonérés si la délibération le prévoit. La taxe est calculée sur la chambre seule, jamais sur les repas, et s’ajoute aux devis et réservations directes. Chaque mois clos qui compte des nuitées collectées par vous fait l’objet d’un rappel hebdomadaire, tant que la déclaration n’est pas marquée « déclarée » ou « payée ».

Les règles (tarif, exonérations, taxe additionnelle, périodicité) dépendent de la délibération de votre commune ou de votre intercommunalité. Pour un cas précis, essayez notre calculateur de taxe de séjour et lisez le guide taxe de séjour en location saisonnière.

Les exports pour le comptable : CSV, FEC et dossier ZIP

Chaque export se filtre par période et par logement, et se télécharge en CSV lisible dans un tableur :

Export	Ce qu’il contient
Livre des recettes	Chaque encaissement à sa date, loyers et remboursements compris.
Journal des ventes	Chaque séjour à sa date d’arrivée, avec sa composition.
Factures et avoirs	Les documents émis, numérotés, et leurs PDF en archive.
Dépenses, ventes annexes, taxe de séjour	Achats et charges ; boutique et point de vente ; déclarations de la période.
Loyers et revenus fonciers	Meublé et nu distingués ; loyers nus encaissés, prêts pour la déclaration 2044.
Récapitulatif par logement	Nuits, recettes et charges, logement par logement.
Écritures comptables et FEC	Un journal de trésorerie équilibré, avec vos numéros de compte, et le même au format FEC.

Vous enregistrez une fois les numéros de compte du cabinet, les écritures les reprennent. En fin d’exercice, un bouton produit l’archive ZIP des exports, à envoyer telle quelle. Avec Dolibarr, factures, avoirs et règlements y sont aussi transmis : voir facturation et Dolibarr.

À l’hôtel : caisse générale et main courante

En mode hôtel, deux rapports s’ajoutent, à l’écran et en PDF : la caisse générale, mouvement par mouvement et par moyen de paiement, avec soldes et fonds de caisse ; la main courante mensuelle, par rubrique (chambres, demi-pension, petit-déjeuner, restaurant, bar, boutique) et par taux de TVA. Détails sur la page du logiciel hôtelier.

Ce que NidPilot ne fait pas à votre place

• Il ne tient pas votre comptabilité : il fournit les pièces et les écritures de trésorerie. Amortissements, écritures d’inventaire, liasse fiscale et choix du régime (micro-BIC ou réel) restent le travail de votre comptable.
• Il ne télédéclare pas la taxe de séjour : il calcule, tient le registre et rappelle les échéances ; la déclaration et le paiement se font sur la plateforme de votre collectivité.
• Il n’est pas une plateforme agréée de facturation électronique. Pour savoir ce que la réforme change pour vous, lisez le guide facturation électronique des hébergeurs.