Logiciel hôtelier (PMS) pour petits hôtels indépendants

Un PMS pour hôtel indépendant, simple à prendre en main

Un PMS (property management system) est le logiciel central d’un hôtel : planning des chambres, réception, facturation et caisse. Dans un petit hôtel, la même personne accueille, encaisse, sert le petit-déjeuner et répond au téléphone : il lui faut un logiciel hôtel qui montre l’essentiel d’un coup d’œil. NidPilot est né chez des hébergeurs en activité, dont un hôtel indépendant ; le mode hôtel s’active d’un réglage, sans rien transformer de vos données.

La réception du jour : arrivées, départs, présents

L’écran « Réception du jour », repris sur le tableau de bord, liste les arrivées, les départs, les clients présents et les chambres à préparer :

• Arrivée : si la chambre prévue n’est pas prête, NidPilot propose les chambres libres du même type ; l’état de la fiche de police est affiché.
• Départ : la chambre passe « à faire » pour la gouvernante ; un départ anticipé libère les nuits restantes sans changer le prix.
• No-show : la réservation est marquée et toutes ses nuits sont libérées.
• Séjour passé : un client oublié se saisit après coup, à ses vraies dates.

Le plan des chambres croise chambres et jours ; par type, il indique pour chaque jour les chambres encore libres, le prix de la nuit et les restrictions (fermé à la vente, séjour minimum).

Types de chambres et attribution automatique

Vous vendez des types (double, twin, familiale…), pas des numéros. La disponibilité d’un type est le nombre de ses chambres libres, sans compteur d’allotement à tenir à la main. À la réservation, NidPilot choisit d’office la ou les chambres selon le nombre de personnes ; vous pouvez panacher plusieurs types, imposer un type à toutes les chambres ou changer de chambre en cours de route sans refaire de devis. Le tarif et la capacité se règlent au niveau du type et valent pour toutes ses chambres.

Groupes et devis

Un car de randonneurs, une équipe de chantier, un mariage : le groupe réunit plusieurs chambres sous un même payeur. Les séjours sont créés d’un bloc — si une seule chambre manque, rien n’est créé. Facture unique ou par chambre, départ de tout le groupe d’un coup, solde encaissé chambre par chambre si chacun paie sa part. Le devis de groupe chiffre le séjour sans bloquer de chambre ; accepté, il devient le groupe en un clic, au prix du devis.

Notes de séjour, point de vente et petit-déjeuner

La note de séjour (ou folio) est la facture du client construite ligne à ligne pendant son séjour : nuits, taxe de séjour, extras, consommations, remises. Une ligne saisie par erreur s’annule avec son motif ; les règlements (acomptes, cartes, espèces, règlements mixtes) restent à part et se soldent au départ. La note se clôture, se rouvre si besoin, et donne la facture.

Le point de vente sert au bar, au minibar, au restaurant et au petit-déjeuner. Chaque vente est soit portée sur la note d’une chambre occupée, soit encaissée sur-le-champ (espèces, carte, chèque, SumUp). Les articles courants sont prédéfinis ; un article absent du catalogue se vend à la volée, avec son libellé, son prix, sa quantité et son taux de TVA. Une vente au comptoir peut être facturée au nom d’un client, existant ou nouveau, et figure alors sur sa fiche.

Les formules repas couvrent le petit-déjeuner, la demi-pension, la pension complète et le forfait « soirée étape », éventuellement fondus dans le prix de la chambre. Le petit-déjeuner s’ajoute d’un clic depuis la réservation, sans recalculer le séjour, et chaque matin la liste des petits-déjeuners donne les clients et le nombre de couverts.

Clôture de journée, caisse générale et main courante

Chaque soir, l’aperçu de la journée réunit les mouvements de clients, le chiffre d’affaires par nature et par taux de TVA, les encaissements par moyen de paiement et les notes encore ouvertes. La clôture de journée fige ces chiffres et verrouille les lignes de note du jour : une correction passe ensuite par une régularisation. Les journées se clôturent dans l’ordre, et les jours oubliés se rattrapent.

• Caisse générale : pour une journée ou une période, chaque mouvement par moyen de paiement, solde de début, solde qui court et fonds de caisse en espèces.
• Main courante : les ventes du mois par rubrique (chambres, demi-pension, soirée étape, petit-déjeuner, restaurant, bar, boutique) et par taux de TVA, hors taxe et toutes taxes comprises.
• Rapports d’activité : taux d’occupation, prix moyen, RevPAR, chiffre d’affaires, taxe de séjour et provenance de la clientèle.

Les exports pour l’expert-comptable sont décrits sur la page comptabilité et taxe de séjour.

Fiches de police et gouvernante

La fiche individuelle de police est obligatoire pour les clients de nationalité étrangère. NidPilot la préremplit d’après la fiche client, signale à l’arrivée celles qui manquent, chiffre l’adresse et le numéro de pièce d’identité, et tient le registre, exportable si les autorités le demandent. Les fiches sont supprimées automatiquement au bout de six mois.

Pour la gouvernante, chaque chambre a un statut — à faire, propre, contrôlée, hors service — mis à jour au départ du client et au fil du ménage. La réception voit d’un coup d’œil les chambres prêtes pour les arrivées du jour. Le détail du ménage et de la maintenance est sur la page ménage et maintenance.

Former le personnel avec le mode école

Un saisonnier qui arrive en juillet, un veilleur de nuit qui remplace : le mode école les conduit dans un espace d’entraînement qui reprend vos chambres, vos tarifs et vos articles, avec des clients fictifs. Aucun e-mail n’y part, aucun paiement n’y passe, aucune facture réelle n’en sort, et seul le responsable (ou son code) rend l’accès à l’hôtel réel.

Site de l’hôtel, Booking.com et Dolibarr

• Le site de l’hôtel, en six langues, avec ses étoiles et la réservation en ligne sans commission : voir le site de réservation directe. Les modèles d’e-mails de l’hôtel sont fournis en six langues.
• Booking.com : sans calendrier iCal par chambre, ses e-mails alimentent une liste de « réservations à saisir », avec un formulaire prérempli et un bandeau sur le planning ; voir le channel manager.
• Dolibarr : clients, factures, avoirs, règlements et devis y sont transmis, et ce qui y est saisi revient dans NidPilot.
• Encaissement : votre propre compte Stripe en ligne, SumUp sur place, y compris sur téléphone.

Les limites à connaître

• Pas de connexion API avec Booking.com : NidPilot ne met pas à jour vos disponibilités ni vos tarifs sur l’extranet. Sans calendrier iCal par chambre, les fermetures se font sur l’extranet, et les réservations arrivent par les e-mails.
• Certification de caisse : NidPilot ne revendique pas de certification de logiciel de caisse (NF525). Si votre activité y est soumise, faites le point avec votre expert-comptable.
• Taille : NidPilot vise les hôtels indépendants de taille modeste, sans interface avec des serrures à carte. Voyez les tarifs et le guide PMS pour petit hôtel indépendant.