Planning et gestion des réservations pour la location saisonnière

Un planning multi-logements lisible d’un coup d’œil

Le cœur de NidPilot est un planning de réservations multi-logements : une ligne par logement (ou par chambre), une barre par séjour, avec le nom du voyageur. C’est la vue que connaissent les hôtes d’Airbnb, mais pour tous vos canaux à la fois. Un clic sur une barre ouvre le détail du séjour ; vous pouvez aussi basculer sur un calendrier mensuel logement par logement, et choisir l’ordre dans lequel les calendriers s’affichent pour toute l’équipe.

En tête du tableau de bord, des tuiles résument la journée : les arrivées, les départs et les voyageurs présents, navigables d’un jour à l’autre. Le taux de remplissage et les prévisions complètent la vue, pour savoir où vous en êtes sur le mois sans ouvrir un tableur.

Les réservations prises sur Airbnb, Booking.com ou Abritel entrent dans ce planning grâce au channel manager ; celles de votre propre site y arrivent d’elles-mêmes. Une nuit occupée est occupée partout, et un conflit de dates vous est signalé avec les deux réservations en cause.

Saisir et ajuster une réservation, même compliquée

Une réservation saisie à la main prend son prix dans vos tarifs et saisons. Mais la vraie vie d’un hébergeur est faite d’exceptions, et le logiciel de gestion des réservations doit les accepter sans bricolage :

Situation	Ce que vous faites dans NidPilot
Un habitué réserve par téléphone à un prix convenu	Vous forcez le prix, tout compris ou pour l’hébergement seul : frais et taxes restent calculés à part si vous le souhaitez.
Un geste commercial pour une famille fidèle	Une remise en pourcentage ou en euros, avec son motif, visible sur la réservation et sur la facture.
Un voyageur vient avec son chien	Le frais optionnel « animal » s’ajoute au séjour, comme toute autre option que vous avez définie.
Un séjour du mois dernier n’a jamais été saisi	Vous le saisissez après coup, à ses vraies dates : il entre dans le planning et dans les comptes au bon moment.
Le voyageur décale ou prolonge, même une fois parti	La réservation se modifie ou s’annule même terminée.
Une réservation créée par erreur	Vous la supprimez ; une réservation déjà facturée ou encaissée, elle, est protégée et ne peut qu’être annulée.

Les codes promo s’appliquent aussi bien sur votre site que sur une saisie manuelle. Acompte, solde et caution se suivent depuis la réservation : c’est le rôle du module paiements et cautions.

Devis et réservations de groupe

Un club sportif, une fête de famille, un séminaire : avant de bloquer les dates, le client veut un prix écrit. NidPilot établit un devis numéroté, l’envoie par e-mail en PDF et le garde modifiable tant qu’il n’est pas accepté. Le jour où le client dit oui, le devis devient une réservation, ou une réservation de groupe, sans rien ressaisir.

Un groupe réunit plusieurs logements ou plusieurs chambres sous un même séjour. Vous choisissez une facture unique pour l’ensemble (le comité d’entreprise qui paie tout) ou une facture par chambre (chacun règle sa part). Pour un hôtel, le mode hôtel ajoute les types de chambres et l’attribution automatique des chambres selon le nombre de personnes.

Une fiche client unique, sans doublons

Chaque voyageur a une fiche, et une seule : ses séjours, ses coordonnées, la société à laquelle facturer s’il voyage pour son travail. La recherche trouve un client par son nom, son téléphone, son e-mail ou le nom de sa société. Les doublons, inévitables quand un même client réserve une fois sur Booking.com et une fois en direct, se repèrent et se trient pour ne garder qu’une fiche. C’est elle qui vous permet de reconnaître un habitué au téléphone, et de lui proposer de revenir en direct la fois suivante.

Démarrer : import des logements et mode école

Pas besoin de tout ressaisir. Vos logements s’importent depuis vos propres annonces Airbnb, depuis un texte d’annonce copié-collé (Booking.com, Abritel, un document Word…) ou depuis un tableur CSV. Un import ne remplace jamais un logement existant : vous pouvez le relancer sans risque.

Pour former un saisonnier ou un réceptionniste, le mode école ouvre un espace d’entraînement : on y crée, modifie et annule des réservations sans que rien de réel ne bouge. Si vous comparez plusieurs outils, notre guide choisir un logiciel de location saisonnière liste les questions à poser avant de vous décider.

Ce qu’il faut savoir

• Les plateformes gardent leurs propres prix : la synchronisation par calendrier iCal transmet les dates, pas les tarifs. Vous fixez vos prix sur chaque plateforme, et dans NidPilot pour votre site et vos saisies.
• Le délai de synchronisation dépend du rythme auquel chaque plateforme relit les calendriers, de quelques minutes à quelques heures ; une réservation de dernière minute peut donc apparaître avec un léger retard.
• La taille : les formules couvrent de 1 à 20 logements, avec un nombre d’utilisateurs qui dépend de la formule ; le détail est sur la page des tarifs.