Gestion locative longue durée : baux, candidatures et loyers
Candidatures notées sur 100, baux vides ou meublés, appels de loyers, relances, quittances, révision IRL, compteurs et dépôt de garantie : NidPilot est un logiciel de gestion locative pour les bailleurs qui louent à l’année, seuls ou à côté de leurs locations saisonnières.
Candidatures en ligne et score sur 100
Un logement à louer, quinze candidats, autant de dossiers incomplets envoyés par e-mail : la sélection commence souvent dans le désordre. Avec NidPilot, chaque logement a un lien de candidature à mettre dans votre annonce. Le candidat ouvre son dossier, le complète à son rythme depuis un lien privé, y dépose ses pièces puis le transmet.
Chaque dossier reçoit un score sur 100, qui s’explique ligne à ligne :
| Critère | Points | Ce qui est mesuré |
|---|---|---|
| Capacité financière | 40 | Taux d’effort : loyer charges comprises rapporté aux revenus nets du foyer. |
| Stabilité des ressources | 25 | Nature du contrat et ancienneté, pondérées par les revenus. |
| Garantie | 25 | Visale, caution bancaire ou garant physique, et ses moyens. |
| Dossier | 10 | Complétude des pièces que la loi autorise à demander. |
Aucun critère personnel (origine, situation de famille, âge, santé) n’entre dans la grille. Les dossiers non retenus sont purgés de leurs pièces trois mois après la décision, comme le recommande la CNIL. Vous pouvez tester la grille avec le score de solvabilité gratuit.
- Lien de candidature par logement, pièces déposées par le candidat, score expliqué.
- Bail pré-rempli selon le type, avec durée, préavis et dépôt de garantie proposés.
- Appels de loyers mensuels, retards relancés, quittances au paiement complet.
- Révision IRL préparée dès la publication de l’indice par l’INSEE.
Les baux : vide, meublé, étudiant, mobilité
À la création du bail, NidPilot propose les valeurs habituelles du type choisi ; vous les ajustez à votre situation.
| Type de bail | Durée proposée | Dépôt de garantie maximal | Préavis du locataire |
|---|---|---|---|
| Vide (résidence principale) | 3 ans | 1 mois de loyer hors charges | 3 mois, 1 mois en zone tendue |
| Meublé (résidence principale) | 1 an | 2 mois de loyer hors charges | 1 mois |
| Meublé étudiant | 9 mois | 2 mois de loyer hors charges | 1 mois |
| Bail mobilité | 1 à 10 mois | Aucun | 1 mois |
Le bail se prépare en un document imprimable pré-rempli, à faire relire ; pour un meublé, l’inventaire du mobilier s’imprime aussi. Une fois activé, le bail occupe le calendrier du logement : il ne peut plus être vendu en saisonnier sur la même période. Les préavis se calculent depuis la date de congé ; le calculateur de préavis vous donne la date à retenir.
Appels de loyers, relances et quittances
Chaque mois, NidPilot émet l’appel de loyer : loyer, charges et éventuels suppléments. Le premier et le dernier mois sont calculés au prorata des jours réels. Vous pointez les encaissements à leur date ; un appel non réglé à l’échéance passe en retard et le locataire reçoit une relance par e-mail. Si la situation dure, une mise en demeure chiffrée est prête à imprimer — à vous de décider de l’envoyer, et sous quelle forme.
La quittance de loyer n’est délivrée qu’une fois l’appel entièrement réglé, comme le prévoit la loi ; un paiement partiel donne droit à un simple reçu. Elle s’imprime ou s’envoie de nouveau au locataire à tout moment. Une attestation de situation locative se calcule aussi depuis les appels.
La révision IRL, préparée pour vous
Si le bail le prévoit, le loyer hors charges peut suivre chaque année la variation de l’indice de référence des loyers. NidPilot relit en ligne les indices publiés par l’INSEE et, dès que celui du trimestre de référence paraît, prépare la révision : calcul, e-mail et courrier au locataire. Tant qu’elle n’est pas envoyée, l’équipe est relancée chaque semaine ; une fois envoyée, le nouveau loyer s’applique aux appels à partir de sa date d’effet.
Deux garde-fous sont intégrés : une révision demandée en retard ne vaut qu’à compter de la demande, et un logement classé F ou G au DPE a son loyer gelé. La méthode complète est expliquée dans le guide réviser un loyer avec l’IRL.
Compteurs, charges, documents et démarches
- Sous-compteurs : vous relevez les index, NidPilot calcule la consommation et l’ajoute à l’appel de loyer au prix unitaire que vous tenez à jour.
- Régularisation des charges : le solde annuel se calcule et se pose sur un appel ; un rappel vous prévient quand elle est due.
- Dossier du bail : bail signé, notice d’information, états des lieux, DPE, diagnostics, attestation d’assurance du locataire, avec une alerte quand un document arrive à expiration.
- Démarches au changement de locataire : un rappel pour les déclarations aux impôts et à la CAF, chaque semaine jusqu’à ce que vous les notiez faites.
- Dépôt de garantie : rappel de restitution après le départ, restitution totale ou partielle enregistrée ; le calculateur de dépôt de garantie rappelle les montants et les délais.
Longue durée et saisonnier dans le même outil
Beaucoup de bailleurs louent un appartement à l’année et un studio en saisonnier, ou alternent selon les saisons. Dans NidPilot, les deux vivent sur le même planning et dans la même comptabilité. Les loyers sont séparés entre meublé (BIC) et nu (revenus fonciers), les loyers nus encaissés sont prêts pour la déclaration 2044, et les arriérés sont signalés : voir comptabilité et taxe de séjour.
Ce que NidPilot ne fait pas
- Pas de conseil juridique : durées, plafonds et préavis sont proposés comme points de départ, à vérifier selon votre situation et votre commune. Le bail pré-rempli est un modèle à faire relire.
- Pas de déclaration à votre place : NidPilot exporte les encaissements de l’année, il ne déclare rien aux impôts.
- Pas de signature électronique du bail : le bail signé se dépose dans le dossier.
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