Messagerie voyageurs et messages automatiques

Pourquoi automatiser les messages aux voyageurs

En location saisonnière comme à l’hôtel, les questions sont toujours les mêmes : à quelle heure arriver, où sont les clés, quel est le code du wifi, à quelle heure partir. Y répondre à la main prend du temps — et le jour où le message de la veille est oublié, c’est un appel à 22 heures d’un voyageur devant une porte fermée.

La messagerie voyageurs de NidPilot règle la question une fois pour toutes : vous écrivez un modèle, vous choisissez quand il part, et chaque réservation confirmée reçoit le bon message au bon moment, avec ses dates, son logement et son code d’accès.

Un message pour chaque moment du séjour

Chaque message automatique repose sur une règle : un modèle, un déclencheur, une heure d’envoi et, au besoin, un logement précis (sinon la règle vaut pour tous vos logements). Seules les réservations confirmées sont concernées ; une réservation annulée ou un no-show ne reçoit rien.

Déclencheur	Quand il part	Usage typique
À la confirmation	Dès que la réservation est confirmée	Récapitulatif du séjour, reste à régler ; pour une réservation du site « à régler plus tard », la marche à suivre (virement, chèque) est ajoutée d’office.
Avant l’arrivée	Le nombre de jours choisi avant l’arrivée, à l’heure choisie	Itinéraire, heure d’arrivée, lien vers le livret d’accueil.
Jour de l’arrivée	Le jour de l’arrivée, à l’heure choisie	Code d’accès, nom et mot de passe du wifi, consignes de stationnement.
Pendant le séjour	Une fois, au cours du séjour	« Tout se passe bien ? » et rappel des services proposés.
Veille du départ	La veille du départ, à l’heure choisie	Heure de départ, consignes pour les clés, le linge et les poubelles.
Après le départ	Le nombre de jours choisi après le départ	Remerciement, invitation à revenir en réservant en direct.

Une règle, une réservation, un seul message

Chaque envoi est mémorisé avec la règle et la réservation qui l’ont produit. Une réservation modifiée ou un import de plusieurs dizaines de séjours d’un coup ne déclenchent jamais de doublon : le voyageur reçoit chaque message une fois, pas trois.

Des modèles personnalisés, dans la langue du voyageur

Un modèle est un e-mail ordinaire dans lequel vous placez des variables, remplacées à l’envoi : prénom du voyageur, dates, nombre de nuits et de personnes, logement, reste à régler, instructions et code d’accès, wifi, lien du livret d’accueil numérique, et pour un hôtel la chambre et la formule repas. Les variables d’établissement (adresse, téléphone, site, horaires de réception) évitent d’écrire vos coordonnées en dur.

Un même modèle peut avoir ses versions traduites. NidPilot choisit celle de la langue du voyageur et rend les dates dans cette langue ; à défaut, la version française part. En mode hôtel, cinq modèles sont fournis en six langues (français, anglais, espagnol, allemand, italien, néerlandais) : confirmation, trois jours avant l’arrivée, jour de l’arrivée, veille du départ et remerciement. Ils sont installés inactifs : rien ne part tant que vous ne les avez pas relus et activés.

Demandes d’avis et relances, sans démarchage abusif

Deux automatisations complètent les messages du séjour, chacune à activer si vous le souhaitez :

• La demande d’avis après le départ : dans la semaine qui suit le séjour, le voyageur reçoit un message de remerciement avec le lien de votre choix (votre fiche Google, par exemple), dans sa langue si vous avez prévu une version traduite.
• La relance d’une réservation non finalisée : un visiteur a commencé une réservation sur votre site de réservation directe sans aller jusqu’au paiement ? Il reçoit une relance dans les 48 heures avec le lien du site — uniquement s’il est déjà client ou s’il a donné son accord pour être recontacté.

Des e-mails à votre image, et qui arrivent

Les messages ne partent pas en texte brut : NidPilot les habille du logo, des couleurs et des coordonnées de votre établissement. Un nouveau logo s’applique aussitôt, même aux messages en attente.

Encore faut-il qu’ils évitent les indésirables. NidPilot contrôle ce que publie le domaine d’envoi — enregistrements SPF, DKIM et DMARC, exigés par Gmail et Outlook — et vous dit ce qui manque. Vous pouvez aussi déclarer votre propre relais SMTP. Un envoi en échec est retenté, et vous êtes prévenu s’il est abandonné.

La boîte de réception unifiée

Chaque réservation a son fil de discussion : messages envoyés, réponses du voyageur, vos réponses et des notes internes que le voyageur ne voit pas. Un statut marque la conversation comme traitée, pour que rien ne reste sans réponse quand plusieurs personnes suivent le même séjour.

Ce que la messagerie ne fait pas

• Les messages partent par e-mail. Les messageries internes d’Airbnb et de Booking.com ne sont pas reliées à NidPilot : pour un voyageur venu d’une plateforme, il faut son adresse e-mail sur sa fiche, sinon la règle le laisse de côté.
• Pas de SMS ni de WhatsApp automatiques à ce jour.
• Les traductions ne s’inventent pas : hors modèles hôtel fournis, chaque version traduite d’un modèle doit exister pour être utilisée.

Les réservations elles-mêmes arrivent par le channel manager et votre site ; le guide livret d’accueil numérique vous aide à préparer les informations que vos messages renvoient.