Paiements en ligne, acomptes et cautions

Paiement en ligne : votre compte Stripe, votre argent

NidPilot ne fait pas transiter l’argent de vos clients. Chaque établissement relie son propre compte Stripe (Stripe Standard) : les paiements par carte de votre site, de vos acomptes et de vos soldes sont encaissés sur ce compte et versés sur votre compte bancaire par Stripe. Aucune donnée de carte n’est conservée chez NidPilot, et aucune commission n’est prélevée sur vos encaissements.

Ce choix a une conséquence pratique : votre relation avec Stripe est directe. Vous voyez vos paiements dans votre tableau de bord Stripe, vous gardez votre compte si vous changez un jour de logiciel, et un problème de paiement se règle entre vous et Stripe, sans intermédiaire.

Acomptes, soldes et échéanciers avec relances

En location saisonnière, on encaisse presque toujours un acompte à la réservation puis le solde avant l’arrivée. NidPilot propose ce modèle d’échéancier (par défaut 30 % à la réservation, solde 30 jours avant l’arrivée, deux valeurs que vous changez) ou un échéancier libre, en autant d’échéances que nécessaire. La somme des échéances est toujours égale au prix du séjour : la dernière absorbe les arrondis.

Les relances partent seules : sept jours avant l’échéance, la veille, puis une fois en retard, chacune une seule fois. Lorsque Stripe est relié, la relance contient un lien de paiement, dans la langue du client. Vous pouvez aussi relancer à la main depuis la réservation.

Une échéance réglée par virement, par chèque ou en espèces se pointe sur la réservation, à la date réelle du règlement : votre suivi de trésorerie et votre livre des recettes restent justes.

La caution par empreinte bancaire

Pour la caution (ou dépôt de garantie) d’une location saisonnière, deux modes coexistent :

Mode	Comment ça marche	Pour qui
Empreinte bancaire	Le voyageur valide une autorisation sur sa carte : le montant est bloqué, pas débité. Sans dommage, l’autorisation est annulée d’office.	Séjours courts, cas le plus courant.
Encaissement	Le montant est réellement encaissé, puis remboursé d’office à l’échéance, retenue éventuelle déduite.	Séjours longs, ou quand vous préférez tenir la somme.

En cas de dommage, vous retenez tout ou partie de la caution, et le reste est libéré à l’échéance. Pour justifier une retenue, l’état des lieux par pièce et le dossier de dommages du module contrats et états des lieux sont vos meilleures preuves. Le guide caution en location saisonnière détaille montant, délais et bonnes pratiques.

Encaisser sur place avec SumUp

À l’arrivée d’un client qui a choisi de régler sur place, au comptoir d’un hôtel, au petit-déjeuner : NidPilot s’appuie sur SumUp pour les paiements par carte en face à face, avec Tap to Pay sur un téléphone compatible ou avec un lecteur de carte SumUp. Le règlement est enregistré dans NidPilot avec son moyen de paiement, sur la réservation ou sur la note de la chambre : la caisse du jour et le solde du séjour restent exacts.

Règlements mixtes, impayés et corrections

• Règlements mixtes : une partie en espèces, le reste par carte ou par chèque ; chaque règlement garde son moyen de paiement et sa date.
• Plusieurs payeurs : une note partagée entre plusieurs personnes, chacune réglant sa part.
• Impayés : le solde restant dû de chaque séjour est calculé en continu, et les séjours non soldés se retrouvent d’un coup d’œil.
• Corrections : un règlement saisi par erreur se corrige ou se supprime ; si vous utilisez Dolibarr, la correction y est faite d’abord, pour que les deux restent d’accord.
• Séjours Airbnb et Booking.com : la plateforme encaisse le voyageur et vous reverse le montant. NidPilot note ces séjours comme encaissés après le départ, et relève le montant et la date réels des versements Airbnb.

Les limites à connaître

• Les frais de Stripe et de SumUp restent dus, selon leurs propres conditions : NidPilot ne prend pas de commission, mais ne supprime pas celles du prestataire de paiement.
• Une empreinte bancaire dure sept jours : c’est la durée pendant laquelle Stripe garantit une autorisation sur carte. Au-delà, la banque libère les fonds d’elle-même. Pour un séjour long, préférez l’encaissement de la caution.
• Sans compte Stripe, NidPilot fonctionne quand même : vos clients réservent en demande ou règlent plus tard, et vous pointez les règlements à la main.