Factures, devis et avoirs conformes, reliés à Dolibarr

Des factures d’hébergement propres, sans ressaisie

Une facture de location saisonnière ou d’hôtel se construit à partir du séjour : hébergement, remises, frais de ménage, options, taxe de séjour. NidPilot reprend ces lignes telles qu’elles figurent sur la réservation, si bien que le total de la facture est toujours celui du séjour. Vous l’envoyez par e-mail avec son PDF, et le client qui a réservé sur votre site peut la télécharger lui-même.

Trois règles comptables sont tenues sans que vous ayez à y penser :

• Une numérotation continue, sans trou ni doublon : celle de NidPilot, ou celle de Dolibarr si vous l’avez relié.
• Des documents figés : une facture émise ne change plus, même si la réservation est modifiée ensuite.
• La correction par avoir : on n’efface pas une facture, on émet un avoir qui la cite, total ou partiel.

Les mentions de l’émetteur (raison sociale, adresse, SIRET, numéro de TVA) viennent de vos réglages, et la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » s’ajoute si vous relevez de la franchise en base. Pour un groupe, vous choisissez une facture unique ou une facture par chambre ; un simple reçu est aussi possible.

Devis et facturation des sociétés

Un séminaire, un groupe, une entreprise qui loge ses équipes : le client veut un devis avant de s’engager. NidPilot le numérote, l’envoie en PDF par e-mail, le garde modifiable, puis le transforme en réservation quand il est accepté, sans rien ressaisir.

Quand le séjour est payé par un employeur, la fiche client porte la société à facturer, avec son SIRET et son numéro de TVA : la facture est établie au nom de l’entreprise, et la recherche retrouve le client par le nom de sa société. Les réservations elles-mêmes se gèrent depuis le planning.

La connexion à Dolibarr, dans les deux sens

Dolibarr est un ERP et CRM libre, courant chez les petites entreprises. Si vous l’utilisez, NidPilot s’y connecte : chaque pièce part dans Dolibarr au fil de l’eau, avec ses règlements, et c’est alors la numérotation et le PDF de Dolibarr qui font foi.

Dans NidPilot	Dans Dolibarr
Client (voyageur ou société)	Tiers, retrouvé par son e-mail ou créé ; un tiers « clients de passage » pour les ventes anonymes.
Devis	Proposition commerciale validée, puis signée quand le client accepte, ou non signée s’il refuse.
Facture et avoir	Facture client et avoir, avec leurs lignes, leurs taux de TVA et le PDF de Dolibarr.
Règlement (carte, espèces, chèque, virement)	Règlement rattaché à la facture.
Hébergement, ménage, taxe de séjour…	Produits et services à référence stable, créés à la première utilisation.

Ce qui est saisi dans Dolibarr remonte dans NidPilot

Une facture faite à la main dans Dolibarr, un avoir accordé par téléphone, un chèque pointé par la comptable : NidPilot relève ces pièces. Une facture créée dans Dolibarr est rattachée au séjour qu’elle cite ; si elle ne correspond à aucun séjour avec certitude, elle attend dans une zone tampon, « Factures du CRM », jusqu’à ce que vous la rattachiez. Un règlement saisi dans Dolibarr devient un encaissement du séjour, et un avoir y devient un avoir dans NidPilot. Ce que NidPilot a lui-même envoyé est reconnu et n’est jamais relevé deux fois.

Un marque-page ouvre Dolibarr depuis NidPilot avec une connexion automatique : NidPilot ne connaît aucun mot de passe Dolibarr, il signe un ticket à usage unique, valable une minute, que Dolibarr vérifie.

Contrôle de conformité et script compagnon

Avant d’envoyer la moindre facture, NidPilot vérifie que le Dolibarr relié est prêt à produire des factures conformes : version, modules nécessaires (dont le journal inaltérable), fiche de la société, dictionnaires, comptes bancaires, intégrité des fichiers. Un point bloquant empêche d’activer la facturation Dolibarr tant qu’il n’est pas corrigé.

Ce que l’API de Dolibarr ne sait pas faire (activer un module, renseigner la société, créer l’utilisateur de l’API), un script compagnon le fait : NidPilot le génère avec vos mentions, vous l’exécutez sur votre serveur Dolibarr, et il ne contient aucun secret de NidPilot. Il sert aussi à installer la connexion automatique et à corriger un règlement mal placé.

Facturation électronique : ce que NidPilot est, et n’est pas

La réforme française de la facturation électronique prévoit que, dans les échanges entre entreprises, toutes puissent recevoir des factures électroniques à partir de septembre 2026, et que les petites entreprises les émettent à partir de septembre 2027, par l’intermédiaire de plateformes agréées. Soyons précis :

• NidPilot n’est pas une plateforme agréée de facturation électronique. Il produit des pièces numérotées, figées et structurées, et peut les transmettre à Dolibarr ; le dépôt sur une plateforme agréée reste à organiser avec votre comptable.
• Dolibarr n’est pas fourni : vous utilisez votre propre installation. Sans Dolibarr, la facturation de NidPilot fonctionne seule, avec ses propres PDF.
• Les règles fiscales (TVA, franchise, mentions) dépendent de votre situation : faites-les valider par votre comptable.

Pour le calendrier détaillé et ce qui change selon votre activité, lisez notre guide facturation électronique des hébergeurs. Les exports comptables (FEC, livre des recettes, dossier pour le cabinet) sont présentés sur la page comptabilité et taxe de séjour.