Relevés mensuels et portail propriétaire pour conciergeries
Pour une conciergerie, le relevé mensuel envoyé à chaque propriétaire est la pièce qui entretient la confiance. NidPilot le calcule seul à partir des séjours, des commissions et des dépenses refacturées, et donne à chaque propriétaire un portail où suivre ses biens, ses revenus et ses devis de travaux.
Le relevé propriétaire, pièce maîtresse d’une conciergerie
Une conciergerie de location courte durée vit de la confiance de ses propriétaires. Chaque mois, ils veulent savoir combien leur bien a rapporté, ce que la conciergerie a retenu, et pourquoi. Préparer ces relevés propriétaires dans un tableur, réservation par réservation, prend des heures et laisse passer des erreurs — une commission prise sur la taxe de séjour, une facture de plombier oubliée.
Avec NidPilot, le relevé se construit à partir de ce qui est déjà dans le logiciel : les séjours venus d’Airbnb, de Booking.com ou du site, les dépenses saisies au fil du mois, et le mandat de chaque propriétaire.
- Un mandat par propriétaire et par logement, avec sa commission, éventuellement différente selon le canal.
- Relevés mensuels préparés d’office, finalisés, envoyés en PDF, reversement enregistré.
- La taxe de séjour n’est jamais commissionnée ; l’identité des voyageurs n’apparaît jamais.
- Un portail où le propriétaire suit ses biens, télécharge ses relevés et valide les devis de travaux.
Comment le relevé est calculé
Chaque propriétaire a un ou plusieurs mandats : le logement confié, la date de début, éventuellement la date de fin, et le taux de commission — un taux unique, ou un taux par canal si votre commission n’est pas la même sur Airbnb, sur Booking.com et en direct. Le calcul suit des règles écrites, rappelées sur le PDF remis au propriétaire :
| Ligne du relevé | Règle |
|---|---|
| Séjours retenus | Réservations confirmées ou terminées dont le départ tombe dans le mois, sur les logements sous mandat à cette date. |
| Montant brut | Le total de chaque séjour. |
| Taxe de séjour | Mise à part et jamais commissionnée. |
| Commission | Le taux du mandat (ou du canal) appliqué au brut, taxe de séjour déduite. |
| Dépenses refacturées | Les dépenses du mois marquées refacturables sur ses logements : ménage exceptionnel, réparation, achat de linge… |
| Net dû au propriétaire | Brut, moins taxe de séjour, commission et dépenses refacturées. |
Un mandat terminé en cours d’année ne compte que pour sa période : un séjour ou une dépense hors de ses dates n’entre pas dans le relevé. Un logement qui change de propriétaire est ainsi traité sans recalcul manuel.
Du brouillon au reversement
- Brouillon automatique : dès le 1er du mois, NidPilot prépare le relevé du mois écoulé pour chaque propriétaire dont un mandat couvre la période. Vous pouvez aussi le générer à la demande.
- Relecture : vous vérifiez les lignes, ajoutez une dépense oubliée, regénérez si besoin.
- Finalisation : le relevé et son PDF sont figés.
- Envoi : le relevé part par e-mail au propriétaire.
- Reversement : vous enregistrez le virement fait au propriétaire, rattaché au relevé.
Chaque relevé s’exporte aussi en CSV, et les dépenses saisies alimentent les exports de la comptabilité remis à votre cabinet.
Le portail propriétaire : ce qu’il montre, ce qu’il cache
Vous ouvrez un accès au portail depuis la fiche du propriétaire. Il s’y connecte avec son propre compte et ne voit que les logements dont le mandat est en cours :
- Le mois en cours, logement par logement : taux d’occupation et revenus bruts des séjours dont le départ tombe dans le mois.
- Les prochaines arrivées : les dates seulement, jamais l’identité du voyageur.
- Le calendrier de ses biens, sur lequel il peut bloquer des dates pour son usage personnel (jusqu’à 90 nuits d’affilée) : le logement n’est plus proposé à la location sur ces dates.
- Ses relevés, avec leur statut (brouillon, finalisé, envoyé), consultables et téléchargeables en PDF.
- Les devis de travaux en attente : un chauffe-eau à remplacer, un store à réparer. Il les approuve ou les refuse en un clic ; approuvé, le ticket de maintenance passe en intervention à planifier.
Ce qu’il ne voit pas compte autant : jamais le nom, le téléphone ni l’e-mail d’un voyageur. Dans les relevés, chaque séjour n’est identifié que par des initiales (« M. D. »). Votre équipe retrouve l’identité complète depuis la fiche de la réservation. Un propriétaire dont le mandat a pris fin ne garde accès qu’à ses relevés passés.
Une équipe, des rôles
Une conciergerie, c’est aussi des équipes de ménage, des artisans et un comptable. Chaque membre reçoit un rôle qui limite ce qu’il voit et ce qu’il fait :
| Rôle | Accès |
|---|---|
| Gestion (responsable, gestionnaire) | Tout le logiciel : réservations, mandats, relevés, accès au portail. |
| Ménage | Ses tâches de ménage, logement par logement. |
| Maintenance | Les tickets et interventions de son périmètre. |
| Comptable | La comptabilité, les dépenses et les relevés, sans pouvoir créer de comptes ni modifier les commissions. |
| Propriétaire | Le portail, limité à ses biens sous mandat. |
Le planning, le ménage et les tickets de maintenance sont détaillés sur la page ménage et maintenance.
Ce qu’il faut savoir
- Formule Pro : la comptabilité propriétaire et le portail font partie de la formule Pro (6 à 20 logements). Voir les tarifs.
- NidPilot n’effectue pas les virements : il calcule le net dû et enregistre le reversement ; le virement part de votre banque.
- Le cadre du mandat reste le vôtre : contrat de mandat, obligations professionnelles et fiscales de la conciergerie relèvent de votre situation ; le guide lancer une conciergerie Airbnb fait le point.
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