Le logiciel des petits hôtels indépendants

Votre quotidien d’hôtelier indépendant

Dans un petit hôtel, la même personne fait souvent l’accueil, le petit-déjeuner, la caisse et les réservations. Le logiciel doit suivre ce rythme, pas l’alourdir. Les difficultés reviennent chaque jour :

• La réception : arrivées, départs, clients de passage, no-shows, et la bonne chambre à attribuer selon le nombre de personnes.
• Booking.com : l’extranet d’un côté, le planning de l’autre, et des réservations à recopier sans en oublier.
• Les consommations : petit-déjeuner, bar, dîner du soir étape, à porter sur la chambre et à ne pas oublier au départ.
• La caisse du soir : espèces, cartes, chèques et virements à rapprocher, ce qui reste dû, puis la main courante du mois pour le comptable.
• Les obligations : fiches de police des clients étrangers, taxe de séjour, factures pour les entreprises.
• Le personnel : des saisonniers à former vite, sans risque pour les vraies réservations.

Ce que NidPilot fait pour vous

Une réception claire, des chambres attribuées d’office

Le mode hôtel organise vos chambres par types. À la réservation, la chambre est attribuée automatiquement selon le nombre de personnes ; vous pouvez panacher les types ou en imposer un. L’écran de réception donne les arrivées, les départs, les présents et les no-shows, et un séjour oublié se saisit après coup. Les fiches de police des voyageurs étrangers sont prévues.

Les réservations Booking.com récupérées par e-mail

Pour un hôtel, Booking.com ne publie pas de calendrier iCal par chambre : vous continuez de régler disponibilités et prix sur l’extranet. NidPilot lit en revanche les e-mails de Booking.com et range chaque nouvelle réservation dans une liste « réservations à saisir », avec un formulaire prérempli. Le channel manager synchronise par iCal les canaux qui le permettent, comme Airbnb.

Notes de séjour et point de vente

Chaque séjour a sa note : nuits, formule repas, consommations. Le point de vente propose vos articles (bar, restaurant, petit-déjeuner) et un article libre ; une consommation se porte sur la chambre ou s’encaisse tout de suite. Une vente au comptoir se rattache à la fiche du client.

Petit-déjeuner, demi-pension et soirée étape

Les formules repas se règlent dans les tarifs : petit-déjeuner, demi-pension, pension complète, ou forfait « soirée étape » pour la clientèle de passage. Le petit-déjeuner s’ajoute à un séjour en un clic.

Encaisser au comptoir et en ligne

Les paiements se font avec SumUp sur place (Tap to Pay sur téléphone ou lecteur), avec Stripe en ligne, en espèces ou par chèque. Règlements mixtes, note partagée entre plusieurs payeurs, acomptes et impayés sont suivis.

Clôture de journée, caisse générale et main courante

Le soir, vous clôturez la journée. Le rapport « Caisse générale » détaille les encaissements par moyen de paiement, et la « Main courante » mensuelle ventile le chiffre d’affaires par rubrique et par taux de TVA, à l’écran et en PDF. Le registre de la taxe de séjour sépare ce que collecte Booking.com de ce que vous collectez.

Groupes, devis et factures

Un devis numéroté part en PDF par e-mail, puis devient une réservation de groupe sur plusieurs chambres, avec une facture unique ou une par chambre. Une société se facture avec son SIRET et son numéro de TVA, et tout peut être transmis à Dolibarr.

Gouvernante et ménage

Chaque départ crée une tâche de ménage, et le statut de chaque chambre (propre ou à faire) est visible depuis la réception.

Le site de l’hôtel et les e-mails aux clients

Le site de réservation directe affiche vos étoiles, vos chambres et vos photos en six langues. Des modèles d’e-mails hôteliers en six langues (confirmation, trois jours avant, jour d’arrivée, veille du départ, remerciement) partent à vos couleurs. Pour former le personnel, le mode école offre un espace d’entraînement où rien de réel n’est touché.

Une journée type avec NidPilot

• Le matin. Au petit-déjeuner, les clients sans formule ont leur consommation portée sur la note. Au départ, la note est complète : le client règle par carte avec SumUp, la facture part par e-mail, la chambre passe « à faire ».
• En fin de matinée. Un e-mail Booking.com annonce une réservation : elle attend dans les « réservations à saisir », formulaire prérempli, chambre proposée selon le nombre de personnes.
• L’après-midi. Les chambres repassent « propre » au fil du ménage. Les clients arrivent, ils ont reçu le message du jour d’arrivée ; la fiche de police d’un voyageur étranger est remplie à l’accueil.
• Le soir. Un représentant de passage prend la formule soirée étape. Après le dernier client, la clôture de journée et la caisse générale par moyen de paiement. En fin de mois, la main courante en PDF part chez le comptable.

Quelle formule choisir

Pour un hôtel, la bonne formule dépend de l’organisation de l’établissement : nombre de personnes qui utilisent le logiciel, modules dont vous avez besoin. Le plus simple est de démarrer l’essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire, qui ouvre tous les modules, puis de comparer les formules sur la page Tarifs. Les abonnements sont mensuels, sans engagement et sans commission sur les réservations. Notre guide pourquoi passer à un PMS aide à faire le tour de vos besoins.